![OmniFocus3透视使用教程_2019年版](http://cdn.kangqingyu.com/mweb/1920-213.png)
OmniFocus3透视使用教程_2019年版
上大学之前(好巧,今天9号,高考结束),我们每周的任务数量很明确:本学期几本书的学习、复习。但是步入社会之后,参与项目数量逐渐增加,需要沟通的人也越来越复杂,每日任务不仅在复杂度上有所增加,在维度上也向四面八方扩张。如何在各种复杂的环境下,迅速找到现在需要做的任务,不但可以节约自己的时间,也不至于在见到A同事时说:“我有个事要请教一下,但是是什么呢?我忘了,稍等两分钟,让我从30个任务当中找一找。
要想根据不同的场合,做不同的事情,首先就要对任务进行分类。每个人的工作、习惯都不一样,如下图是我的分类,仅供参考。
目录
一、任务分类
首先通过建立不同的项目(可以理解成文件夹),区分多种任务。
work。与工作相关的都放在这里。
futurePlan。又细分两种:
1)longPlan:长达3个月、甚至一年的长期计划。这里又可以对每个长期任务进一步细化拆解。
2)deferLong:需要延期再做的任务,即现在设定,但是近期不需要做、甚至不需要关注。当我们设置了defer(推迟)日期之后,在到达此日期之前,它一直是浅灰色的(软件的特性),从视觉上可以对其忽略,不会对当日整体的任务造成干扰。weekendLearn。需要1个小时+才可以完成,但是在工作日又没时间学的任务。比如工作时发现git rebase与git merge有类似功能,虽然不太理解,但是当日的工作已完成,工作当天没必要也没时间深入研究,这类问题就可以放在节假日花上1、2个小时来学一下。
monthly。周期性完成的任务,比如每月信用卡还款。每周五发组会报告。
leisure。只能在空闲时完成的任务。比如我看见同事买了个手办,我也想在网上看一看。但是这种任务不能占用工作时间。却可以在下班后、吃饭时等休闲时间来完成。其实leisure和inbox有点类似,也属于临时存放。
二、标签:任务细化的一种属性
TAG标签,是每个任务的属性,可以用于不同场景的筛选。
可以用tag来区分不同的地点,或者区分不同的沟通对象。
- 地点:公司、家、坐车时、排队时。
- 人物:RD,PM,UE,QA。有时可能会再具体细分具体到某人。
对于地点的划分,可以在不同的场景下,做不同的事情。有一些耗时较长的任务,就可以安排在车上、排队等这种场合。这也就是为何把坐车、排队当成一种地点,
对于人物的划分,是因为工作中,不同的项目,对应不同的人,需要不同的人跟进,因此用一些tag来区分不同的人,更方便直接。
三、任务分类实例详解
下面用实际的例子来说明一下任务的分类。假设今天新增以下几个任务:
- 1)在用git的时候,发现git reset hard太过于暴力,但是我今天的问题已解决了,暂时不需要、也没时间花2个小时深入研究git,因此可以放在周末来研究。
- 2)元旦去参加婚礼,12.1号要订一张车票。只需要11.30日开始定制抢票即可。在这之前,我不需要关注此任务。
- 3)拔智齿商业报销单。只能周二交,今天是周三,我最近几天不需要看到这个任务。
- 4)制定okr(距离截止日期还有1个月)。重要、一定要做,但是距截止日期还很早。
- 5)晚上回家时拿护手霜,明天带到公司。
- 6)在家,正准备去公司,快递给我打电话,说在公司一楼等我。
- 7)调研一个问题,A、B、C同事可能都比较了解,需要吃饭的时候多人讨论的。或者有一个问题,最好是几个人聚餐的时候讨论。
- 8)收到一个bug通知:导航漂移到公海,我不能复现。站会要和QA确认一下。
- 9)手机壳颜色随裤子颜色而变化的需求有些疑问,要找PM确认一下。他说他还要再想一想,明天不能给结论,2天之后才可以确认。
分析:
- 1可以放到weekendLearn项目中。
- 2、3属于未来的计划,并且近期不需要看到它,避免对今天的工作造成干扰。因此可以设置deferTime,并放在deferLong中。
- 4属于重要不紧急的任务。可以标记为Flagged,有空闲时间,优先完成此任务。否则重要不紧急的任务就会变成重要紧急的任务。
- 5和6是根据地理位置的提醒,可以设置tag为家(或公司),当定位点到达地点附近的时候会提醒。
- 7.我把它当成了一种沟通对象,在tag中加入friend类别。并且放在leisure项目中。
- 8、9属于比较特别的case,普通的任务管理软件难以细分。
8满足两个条件:1)是工作,2)是QA,只需要在project work中的任务加上QA tag即可。
9是在8的条件之上,又加了一个条件:两天之后再问PM这件事,在明天的会议上,我不需要问她,甚至明天我不需要看到这个to do。为什么不需要看到这个to do 呢,因为在任务非常多的时候,如果遍历每个任务,看哪个合适现在做,非常浪费时间。甚至可能出错。因此区分出不同场景的任务,可以更高效。对于这种case,简单的通过tag就无法解决了,就要使用Omnifocus独特的透视功能。
四、透视
透视是直译的,可以理解成多个规则的交集,即多个条件的筛选。用于特定场景、特殊条件下的筛选。如下几种透视规则:
- ImpToday:重要且紧急的任务。满足两个条件,今天截止,并且标记为“重要”。
1)flagged(重要性标记)。2)due soon,即将截止。
- 重要,不紧急。虽然截止时间未到,但是必做。需要注意的是不要把这一类任务拖延变成重要紧急。只需要标记flagged即可,软件默认command+5即可切换到Flagged栏。
- 与QA沟通的工作。针对如上所述的例子8。
满足2个条件:1)在work项目中。2)tag对象为QA或PM。3)状态为Available,可用的。如下是设定的规则。
- 延期2天后,与PM沟通的工作。针对如上所述的例子9。
满足3个条件:1)在work项目中。2)tag对象为QA或PM。3)状态为unAvailable,不可用的。即deferTime还没到。如下是设定的规则。
前两种透视参照《高效能人士的7个习惯》。最后两种透视是我工作中用的比较多的规则。透视是Omnifocus高级版的功能,没有做不出来、只有想不到有透视。有了不同的透视,就可以在任意情况下,立刻找到我们需要做的任务。